Rapat Kantor Tetap Efektif Walaupun Bekerja dari Rumah

Rapat Kantor Tetap Efektif Walaupun Bekerja dari Rumah

Merebaknya virus corona atau Covid-19 di Indonesia membuat Presiden Joko Widodo mengimbau masyarakat untuk bekerja di rumah atau work from home (WFH). Namun, penerapan sistem kerja ini bukan berarti Anda dan karyawan lainnya bisa bersantai-santai di rumah.

Pada prinsipnya, sistem kerja dari rumah tidak berbeda dengan bekerja di kantor seperti biasanya. Hanya yang membedakan lokasi kerjanya saja, sementara tugas dan tanggung jawab terhadap pekerjaan tetaplah sama.

Sayangnya, kondisi rumah dan kantor itu berbeda. Suasana rumah memang lebih santai, tidak ada teman-teman kantor, dan tidak berlaku jam datang dan pulang kantor. Kondisi itulah yang bisa membuat hasil kerja bisa berbeda bila tidak ada manajemen waktu yang baik.

Baca juga : Efektifkah Penerapan Work From Home?

Salah satu kegiatan kantor yang tidak bisa ditunda adalah rapat. Biasanya rapat dilakukan di dalam ruangan, namun karena bekerja dari rumah mengharuskan rapat dilakukan melalui video call. Untuk mengatasi hal tersebut, ada beberapa tips yang bisa buat Anda lebih fokus dalam bekerja di rumah.

1. Sesuaikan Kondisi Rumah dengan Kantor

Agar kondisi rapat kantor bisa berjalan efektif, maka Anda harus memperhatikan kondisi ruangan saat akan dilakukan video call. Saat Anda berada di ruang rapat, ruangan tersebut biasanya dirancang minimalis untuk menghindari gangguan yang bisa mengurangi konsentrasi. Oleh karena itu, buatlah efek yang sama di bagian rumah yang akan menjadi tempat Anda bekerja.

Ketika Anda harus rapat via video call, buatlah area dengan pencahayaan yang tepat, kamera yang baik, dan pengaturan area yang rapi. Sesuaikan pula kamera yang akan digunakan untuk video call sehingga memiliki level yang sama dengan mata Anda, jangan sampai Anda melihat ke bawah.


2. Agenda Rapat

Walaupun rapat dilakukan melalui video call, Anda tetap harus memiliki struktur rapat. Apa saja yang ingin dibahas, informasi terkini apa saja yang ingin diketahui, hingga menyiapkan materi presentasi jika dibutuhkan. Lakukan seperti yang biasa Anda lakukan ketika rapat di kantor bersama tim.

Baca juga : Pelaporan SPT Pajak Tahunan Diperpanjang Hingga 30 April 2020

Agenda rapat ini perlu Anda miliki agar rapat menjadi tidak berlarut-larut. Pembahasan terhadap sesuatu menjadi lebih fokus untuk mendapatkan solusi sehingga raoat tidak perlu berjalan terlalu lama. Jika dalam rapat dalam kondisi tatap muka seperti biasa bisa fokus hingga satu jam lebih, kondisinya tidaklah demikian jika melalui video call. Jarang orang bisa memiliki tingkat fokus yang sama dalam jangka waktu panjang.

3. Jangan Terlalu Cepat Bicara

Ada yang harus Anda pahami dalam mengadakan rapat via video call. Kadang jaringan internet antar-peserta rapat tidak sama. Jadi, dalam rapat jaga intonasi dan kecepatan berbicara. Jangan terlalu cepat dan perhatikan artikulasi setiap kata dan kalimat secara benar sehingga orang bisa mendengar dengan baik. Mengapa? Karena kecepatan jaringan internet setiap orang berbeda-beda sehingga kejernihan suara yang diterima setiap orang juga akan berbeda.

4. Mute

Hal lainnya yang bisa diterapkan adalah menggunakan fitur "Mute" yang terdapat di video call ketika tidak sedang berbicara untuk mengurangi keberisikan selama rapat berlangsung. Hal ini akan membantu peserta rapat mendengar lebih jelas apa yang disampaikan.

Baca juga : Kenapa Social Distancing bukan Lockdown? Ini Jawabannya

Itulah beberapa hal yang harus diperhatikan saat melakukan rapat via video call karena penerapan work from home (WFH). Jadi bukan alasan karena bekerja dari rumah, aktivitas kantor seperti rapat regular tidak bisa dilakukan. Saat ini, teknologi sudah semakin canggih. Segala macam kegiatan tetap bisa dilakukan meskipun berbeda lokasi seperti video call, streaming, WhatsApp video conference, Skype, dan lainnya.


Ichwan Hasanudin
ichwan.hasanudin
March 23, 2020, 9:52 a.m.

Comments

Please log in to leave a comment.